İş için yazılan emailler nasıl etkili olur

Konusu 'İş Hayatı' forumundadır ve OrKuN tarafından 15 Ocak 2012 başlatılmıştır.

  1. OrKuN Well-Known Member


    İş hayatımızda etkili e-posta kullanımı nasıl olur
    İş dünyasında hepimiz hergün email kullanıyoruz. Bazısı kısa yazılmış, bazısı orta uzunlukta ve bazısı destan gibi olan bir ton email.

    Bir fikri anlatmak, bir problemi çözmek ya da bir öneriyi sunmak için yazılan emaillere baktığımda mesaj yazmakta ne kadar zorlanıldığını farkediyorum.

    Bir email mesajı hazırlarken dikkat edilmesi gereken noktalardan işte üçü:

    - Gereksiz yere özür dileğiyle dolu mesajlardan vazgeçin! Bir konuda bir öneriniz yada fikriniz varsa, özür dileyerek başlamak yada “lütfen ve n’olur beni yanlış anlama” açıklamalarıyla dolu bir email hazırlamak kendinize güvensiz olduğunuz hissini yaratır. Eğer karşı tarafın alınacağını düşünüyorsanız ya yazmayın, yazacaksanız da kendinize güvenli bir tarz seçin. Mesajınızın nasıl algılanacağından emin değilseniz, telefon edip “Bir fikrim var. Bu konuda sana bir email yollamak istiyorum. Mümkün mü?” diyerek kişinin konu hakkındaki düşüncelerini öğrenebilirsiniz.

    - Tanımadığınız, nasıl hitap etmeyi bilmediğiniz kişilere iş ile ilgili bir email atarken resmi bir yazışma dili kullanmayı tercih edin. Ama “Sayın Meltem hanım” yada “Merhaba Tarık bey” veya “Sayın Erdoğan” tarzı bir giriş mutlaka yapın. Hitap ederken “Sayın Seda Tantan” gibi kişinin hem isim hem soyadının bulunduğu bir girişi tercih etmeyin. Bu tür kullanımlar CRM yaptığını zanneden şirketlerin hiç tanımadıkları insanlara spam olarak yolladıkları emaillerde sadece yer alır! Bunun yanısıra yazınızın tonunu iyi ayarlayın. Mesajınızın kime gittiğine bağlı olarak resmi yada daha yumuşak bir tarz olup olmaması gerektiğine karar verin. Mesajınız karşı tarafla bir bağ kurmaya çalışır doğal olarak ama erkek arkadaşınıza yazı yazar gibi hissettirilen bir duygusallıktan, yada acizlik duygusu yaratan cümlelerden uzak durun.

    - Fikrinizi net bir şekilde ifade edin. Çoğu kişi hergün yüzlerce email ile boğuşuyor. Destan okumaya kimsenin zamanı yok. Bundan da öte, çok uzun yazılmış bir email, kişinin kafasının ne kadar karışık olduğunun ifadesi olabileceği gibi, düşüncelerini ifade edemeyen bir kişi olduğunun da göstergesidir. Net anlatım illa “kısa” anlatım demek değildir. Dozu iyi ayarlayabilmektir. Karşınızdaki kişiden birşey istiyorsanız, ne istediğinizin “net” oalrak ifade edildiğinden emin olun. Aksi takdirde karşınızdaki kişiden emailinize cevap gelmezse “acaba neden” diye düşünmeyin!

    Emaili alan taraf sizseniz, o zaman da fazla alıngan olmaktan, her cümlenin altında bir buzağı aramaktan uzak durmaya bakın.

    Kaynak: Net
     



Sayfayı Paylaş